Gestione dei Metadati dei Dipendenti: Nuove Sfide per i Datori di Lavoro
La conservazione dei metadati di email e navigazione internet dei dipendenti continua a essere un punto critico per le aziende. Recenti interventi del Garante Privacy hanno riaffermato l’importanza di una gestione rigorosa di queste informazioni, considerate a tutti gli effetti dati personali, suscettibili di rivelare abitudini e comportamenti lavorativi.
Le Regole Chiave per i Datori di Lavoro
Un documento di indirizzo dello scorso anno ha chiarito che i metadati – ovvero informazioni come mittente, destinatario, orari, oggetto e dimensione delle email – pur non contenendo il messaggio, possono configurare un controllo indiretto dell’attività lavorativa. In questi casi, il trattamento rientra nell’ambito dell’Articolo 4, comma 1, dello Statuto dei Lavoratori, che impone la necessità di un accordo sindacale o di un’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. L’unica eccezione si applica agli strumenti “necessari per rendere la prestazione”, ma va interpretata restrittivamente.
Tempi di Conservazione e Implicazioni
Il Garante ha fissato in 21 giorni il limite massimo ordinario per la conservazione dei metadati email senza ricorrere alle procedure sindacali. Andare oltre richiede una dimostrazione documentata di condizioni eccezionali legate all’organizzazione tecnica aziendale. Allo stesso modo, i principi si estendono ai dati di navigazione internet che permettono il monitoraggio, pur senza un limite temporale specifico definito.
È fondamentale che i datori di lavoro forniscano un’informativa chiara ai dipendenti, adottino misure tecniche per limitare l’accesso ai dati e garantiscano la conformità dei fornitori di servizi.
Le Difficoltà Pratiche per le Aziende
Per molte realtà, specialmente quelle che utilizzano servizi in cloud, rispettare il limite dei 21 giorni è una sfida complessa. Il superamento di tale termine, in assenza di accordi o autorizzazioni, espone le aziende a rilievi sanzionatori, in particolare se i log sono potenzialmente usati per finalità diverse da quelle tecniche, come procedimenti disciplinari o analisi delle performance.
Nonostante le importanti finalità di tutela del Garante, i termini attuali possono apparire poco coerenti con le esigenze di sicurezza informatica e gestione operativa di strutture complesse. Scenari come gli attacchi informatici spesso richiedono tempi di analisi dei log ben superiori ai 21 giorni per l’identificazione delle problematiche e la raccolta di prove.
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