Contenuti dell’evento
La giornata di studio approfondisce l’evoluzione digitale del processo di verbalizzazione delle riunioni degli organi sociali, con particolare attenzione all’utilizzo degli strumenti di Intelligenza Artificiale nelle attività preparatorie, redazionali e di controllo del verbale.
Saranno analizzate le diverse fasi del processo, dalla preparazione della riunione alla redazione, approvazione, firma, archiviazione e conservazione del verbale, esaminando il ruolo dei board portal, dei repository documentali, degli strumenti collaborativi e delle soluzioni di trascrizione automatica.
Nel corso dell’incontro verranno illustrati i principali casi d’uso dell’AI a supporto della verbalizzazione, tra cui la sintesi dei documenti, l’analisi dell’ordine del giorno, la predisposizione di tracce di verbale, l’estrazione di decisioni e action item, nonché la trasformazione di trascrizioni grezze in bozze ordinate e giuridicamente presidiate.
Una specifica attenzione sarà dedicata ai limiti e ai rischi connessi all’impiego dell’Intelligenza Artificiale, quali errori, omissioni, perdita di contesto, allucinazioni, profili di privacy, riservatezza, trattamento di dati sensibili, informazioni privilegiate e segreto aziendale.
Saranno inoltre esaminati i presidi giuridici, organizzativi e tecnologici necessari per un utilizzo sicuro e conforme degli strumenti digitali, anche alla luce del GDPR, dell’AI Act e delle responsabilità dei soggetti coinvolti, con particolare riferimento al ruolo del Segretario, del Presidente e delle funzioni aziendali interessate.
La parte conclusiva sarà dedicata alla costruzione di un modello operativo interno, con indicazioni su policy aziendali, strumenti autorizzati, prompt approvati, template redazionali, controlli sui fornitori e checklist finale per la gestione sicura dell’AI nella verbalizzazione.
Destinatari dell’evento
L’evento formativo è rivolto ai General Counsel, ai Responsabili della Segreteria Societaria, ai Responsabili del Servizio Legale dei principali gruppi finanziari, assicurativi e industriali italiani, avvocati, notai, commercialisti e consulenti che seguono la materia societaria.
Obiettivi dell’evento
L’incontro si propone di fornire un quadro operativo e giuridico sull’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale e degli strumenti digitali a supporto della verbalizzazione delle riunioni degli organi sociali.
L’obiettivo è consentire ai partecipanti di comprendere quali attività possano essere efficacemente supportate o automatizzate, quali passaggi debbano rimanere sotto presidio umano qualificato e quali controlli siano necessari per garantire completezza, coerenza, neutralità e accuratezza del verbale.
La giornata intende inoltre offrire criteri pratici per distinguere registrazione, trascrizione, sintesi automatica e verbale ufficiale, individuando le cautele da adottare nella gestione delle bozze intermedie, delle versioni, degli accessi, dell’audit trail e della conservazione documentale.
Al termine dell’incontro, i partecipanti avranno acquisito strumenti utili per impostare procedure interne, policy, template e checklist finalizzate a integrare l’AI nei processi di verbalizzazione in modo efficiente, sicuro e conforme al quadro normativo applicabile.
