Presentazione
L’Assemblea dei soci continua a rappresentare un momento centrale della vita societaria, nel quale devono trovare un corretto equilibrio le esigenze di partecipazione degli azionisti, l’efficienza dei processi decisionali, la trasparenza delle informazioni e il rispetto delle regole di governance.
L’evoluzione della normativa, delle prassi societarie e degli strumenti tecnologici ha progressivamente trasformato le modalità di preparazione e gestione del procedimento assembleare, determinando nuovi adempimenti per gli organi sociali e per le strutture aziendali coinvolte. Particolare attenzione deve essere dedicata alla predisposizione della documentazione, alla gestione delle richieste e delle iniziative dei soci, alla raccolta delle istruzioni di voto e al coordinamento delle diverse funzioni che partecipano all’organizzazione dell’Assemblea.
La giornata di studio esamina, con taglio operativo, le principali fasi del procedimento assembleare, dalla convocazione alla conclusione dei lavori, approfondendo le responsabilità e gli adempimenti della Segreteria Societaria e degli altri soggetti coinvolti.
Saranno inoltre analizzati il ruolo del Rappresentante designato, le domande preassembleari, l’integrazione dell’ordine del giorno, le proposte dei soci e le più recenti modalità di partecipazione mediante strumenti digitali.
Una specifica riflessione sarà infine dedicata alle scelte statutarie e ai regolamenti interni attraverso i quali le società possono disciplinare il funzionamento dell’Assemblea e adeguare i propri assetti organizzativi all’evoluzione dei modelli di governance.
Destinatari dell’evento
L’evento formativo è rivolto ai General Counsel, ai Responsabili degli Affari Legali e Societari, ai Responsabili della Segreteria Societaria, ai componenti dei Board, ai Sindaci, ai componenti dei Comitati, nonchè ai professionisti esterni che operano nel settore societario e supportano le aziende nelle decisioni strategiche.
Contenuti dell’evento
Nel corso dell’incontro sarà ricostruito il procedimento assembleare nelle sue diverse fasi, con particolare attenzione alle attività preliminari, alla predisposizione dell’ordine del giorno e della documentazione destinata ai soci, alle modalità di convocazione e partecipazione e alla gestione operativa dei lavori assembleari.
Saranno approfonditi gli strumenti attraverso i quali i soci possono intervenire nella fase precedente all’Assemblea, formulando domande, richiedendo l’integrazione dell’ordine del giorno o presentando nuove proposte di deliberazione. L’analisi consentirà di individuare le corrette modalità di gestione delle richieste, i termini applicabili e gli adempimenti posti a carico della società.
Un ulteriore approfondimento riguarderà la partecipazione mediante rappresentante designato, la raccolta e la gestione delle deleghe e delle istruzioni di voto, nonché il ruolo della Segreteria Societaria nel coordinamento dei flussi informativi e nel presidio della regolarità del procedimento.
Saranno quindi esaminate le opportunità e le principali criticità connesse allo svolgimento delle Assemblee attraverso strumenti digitali, considerando gli aspetti organizzativi, tecnologici e di governance che devono essere adeguatamente regolati per garantire l’identificazione dei partecipanti, l’esercizio dei diritti sociali e la corretta formazione della volontà assembleare.
La parte conclusiva sarà dedicata alle clausole statutarie e ai regolamenti interni relativi al funzionamento dell’assemblea, con l’obiettivo di valutare le possibili soluzioni organizzative e individuare assetti coerenti con le caratteristiche, la struttura proprietaria e le esigenze operative della società.
